재직증명서 양식, 어렵게 찾지 마세요!

재직증명서는 회사에 근무 중이라면 뗄레야 뗄 수 없는 양식 중 하나인데요.

본인이 '회사에 근무 중'임을 증명하기 위한 필수 서류 중 하나로 알고 계시죠.

 

재직증명서를 회사에 요구하다 보면 여러 가지 난관에 부딪히는 경우가 있는데요.

관공서 등에서는 양식에 맞추어 재직증명서를 제출할 것을 요구하거나, 회사에서는 사내 양식으로 발급을 원하는 경우에 대한 상충이 있죠.

 

또, 기술직 공무원을 준비하시는 분들의 경우 경력 증빙에 따라 호봉이 왔다 갔다 하기 때문에 '특정 단어'를 요구하는 경우들이 있는데요.

'그냥 해줘'라고 보통 이야기하지만 혹시 모를 상황이 발생할 수 있어 어찌해야 하는지 난감하신 분들이 많으시죠?

오늘 재직증명서 양식에 대한 이모저모 알아보도록 하겠습니다.

재직증명서 양식을 찾는 1순위 : 은행 제출용

솔직히 재직증명서를 제일 많이 발급하는 이유는 바로 은행 제출용입니다.

집값이 천정부지로 솟은 지금은 말할 것도 없고, 가계부채가 점점 올라가는 시점에 농담으로 라도 '요즘 빚 없는 사람이 어디 있어~~'라며 대수롭지 말하지 않는 시대가 왔죠?

 

재직증명서는 말 그대로 본인이 회사에 소속되어 근무하고 있음을 회사가 보증해주는 서류로써 사실 확인을 위한 증빙자료로 사용되는 서류입니다.

 

보통은 금융기관에 제출하기 위하여 많이 사용하고, 관공서에 비자나 신분확인을 위해 사용하는 경우들이 많죠.

또, 파견 업무 등을 볼 때 재직 증빙을 하기 위해 사용하기도 합니다.

재직증명서 양식에는 기본적으로 위 5가지는 기재해야 하자.

재직증명서는 말 그대로 보증서이기 때문에 사회적으로 요구하는 기재사항들이 있습니다.

그중 필수로 기재해야 하는 5가지가 있는데,

 

1. 성명

2. 주민등록번호 : 앞자리만 기재를 권하나, 금융기관 등은 뒷자리까지 요구하기도 함.

3. 주소 : 이는 주민등록 등, 초본에 기재되어있는 내용을 기준으로 삼으면 된다.

4. 재직기간 : 있는 사실 그대로 기재할 것

5. 사용용도 : 어디에 쓰는지?

 

이외에 추가로 부서명, 직책, 직위 등을 기재할 수 있으며 재직증명서 양식에 따로 제한이 없는 만큼 원하시는 사항을 기재하시거나 요청하시면 됩니다.

 

물론, 대부분의 회사에서는 재직증명서가 전산으로 발급되기 때문에 양식의 변동은 어렵지 않나 싶습니다.

재직증명서 양식은 자유양식이므로 정해진 건 없다.

작은 회사의 경우 재직증명서 양식이 없다는 핑계로 발급을 거부하는 경우들이 종종 있는데요.

그런 경우에는 본인이 직접 재직증명서 양식을 작성하는 것도 나쁘지 않습니다.

어차피, 이를 보증해준다는 인감이나 서명을 받으면 되거든요.

 

막말로, 재직증명서를 수기로 작성해서 가져가도 된다는 이야기지요.

하지만, 이는 '회사의 체계가 없다', '무슨 이렇게 발급해주는 회사가 있냐'라는 핀잔을 듣기 일쑤이기 때문에 깔끔하게 정해진 문서양식을 선호하는 것뿐이지 규정화되어있는 양식은 없습니다.

인사 관련 부서에서 발급해주는 게 맞다.

인사 관련부서라 하면 보통 경영지원팀이나, 인사팀, 총무팀 등으로 나눌 수 있겠는데요.

꼭 이런 이름이 아니더라도 제증명 서류 발급 업무를 맡고 있는 부서라면 응당 발급해주는 것이 맞다고 생각합니다.

저도 인사팀에서 근무하고 있어서 제증명 신청을 통해 재직증명서 발급 요청이 오면 발급을 진행하거든요.

 

물론, 다른 업무를 진행하고 있는데 무작정 오셔서 '재직증명서 빨리빨리'이러시면 약간 곤란한 상황이 펼쳐지기도 하고, 약간 기분이 상하는 경우도 있으니 같은 근로자끼리 이런 일은 없어야겠죠?

 

어쨌든 회사의 인감도장을 찍어야 하는 만큼 품의와 결재를 통하여 진행하게 될 것이니, 이는 회사 규정이나 업무분장을 보시고 진행하시면 될 것으로 사료됩니다.

우리 회사는 재직증명서 양식이 따로 없어서 안 해준다는데요?

앞전에 설명드렸지만, 재직증명서 양식이 따로 없어서 발급 거부한다는 것은 말이 되지 않습니다.

자유양식이거든요.

 

허나, 근로자와의 이해관계 때문에 이를 거부하거나 앙심을 품고 실무자가 거부하는 경우가 종종 발생하는데요.

이를 막고자 근로기준법에서 제증명 서류를 발급하도록 규정하고 있습니다.

근로기준법 제39조(사용증명서)

① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.

② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.

 

라고 규정되어있습니다.

근로기준법 제39조 2항에 '근로자가 요구한 사항만을'이라는 말이 굉장히 낯 서실 수 있는데요.

 

실무에서는 일어나고 있는 부당한 사례를 방지하고자입니다.

 

[은행 대출을 받으려고 재직증명서를 요구한 계약직 A 씨는 전문직이어서 정규직들보다 높은 급여를 받고 있었습니다.

인사팀에서 근무하는 정규직 B 씨는 '왜 내가 계약직 A보다 급여가 낮지?'라는 불만을 품고 있었고요.

어느 날 계약직 A 씨가 재직증명서를 정규직 B 씨에게 요청하였습니다.

계약직 A 씨를 별로 좋게 보지 않았던 정규직 B 씨는 재직증명서에 '계약직'이라는 문구를 삽입하여 발급합니다.]

 

이런 사례들이 종종 실제로 일어납니다.

그래서 근로자가 요구한 사항만을 기재할 수 있도록 법에서 규정하고 있는 것입니다.

 

재직증명서 양식이 없음을 핑계로 계속 발급을 거절한다면, 관할 노동청에 도움을 받으셔도 되고 끝까지 거부하면 과태료 500만 원의 처분을 받을 수 있음을 담당자에게 인지시켜주는 것이 좋을 것 같습니다.

아니 10년 전에 근무하셨는지 안 하셨는지 제가 어떻게 알아요...

이게 제일 난감한 경우 중 하나인데요.

가끔 느닷없이 방문하셔 가지고 '제가 여기에 20년 전에 근무했었는데요...'라며 경력증명서 발급을 요청하시는 경우가 있었습니다.

 

전산에서 조회도 안되고, 문서고에 가도 20년전 서류는 이미 다 세 절 되어 있는 상황이라서 참 난감했는데요.

'00 상무님, 00 대표님, 00 이사님, 저 다 알아요'라고 말씀하시며 끈덕지게 요구하셨고, 나중에는 근로기준법을 말씀하시면서 '해줘야 한다'라고 말씀하시더라고요.

 

재직증명서 양식은 자유양식이지만, 보증서이기 때문에 발급에 신중해야 하는데요.

 

근로기준법 제39조(사용증명서)

① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.

 

근로기준법 제39조 1항을 보시면 '사실대로'라는 문구가 보이시죠.

이는 사실 확인이 되지 않으면 안 된다는 이야기인데요.

 

문서보관기간은 3년이기 때문에 3년 이후에 증명서를 발급 요청하는 경우에 거절해도 과태료는 부과되지 않습니다.

근로자분들께서는 미리미리 발급하셔서 스캔 떠놓고 웹하드에 저장해놓는 것을 추천드립니다.

재직 중엔 재직증명서, 퇴사하면 경력증명서

가끔 퇴사하신 분들께서 찾아오셔서 '재직증명서'를 받아오라던데요?라고 말씀하시는데요.

이는 편의상 재직증명서라고 부르는 것이지, 실제로는 틀린 말입니다.

 

재직증명서는 '재직 중 임을 보증'하는 서류이지, '재직 중이었던 것을' 보증하는 서류는 아니기 때문이죠.

이를 위해서 '경력증명서'라는 양식이 있는데요.

경력증명서 양식은 재직증명서 양식과 다르지 않습니다.

아니 그냥 똑같습니다. 제목만 다를 뿐이지요.

 

퇴사자에게 재직증명서를 발견하여 문제가 되는 경우가 더러 생기니, 꼭 잊지 마시고 재직증명서 양식이 아닌 경력증명서 양식으로 발급하시는 것을 추천드리겠습니다.

재직증명서 양식은 자유양식이라 보증인 도장이 제일 중요하다.

근로계약서도 정해진 양식이 있지만, 제일 중요한 것은 쌍방의 확인 도장이나 서명 아니겠습니까?

일방의 서류인 재직증명서도 제일 중요한 것은 바로 보증인의 인감날인입니다.

 

보통은 법인인감을 사용하지 않고, 사용인감을 많이 사용하거나 발급자의 확인 도장을 많이 사용하는데요.

직인과 계인 모두 날인하는 것이 통상적으로 많이 사용하죠.

왜냐면 나중에 가져가서 위변조를 할 수 있으니까요.

재직증명서를 허위로 발급했다가 사문서 위조행위로 처벌받는다.

재직증명서 양식이 자유양식이라고 막 기재해서 발급했다가는 사문서위조행위로 처벌을 받게 됩니다.

재직증명서를 위조하여 대출을 받게 하는 이른바 '작업대출'의 사례만 봐도 알 수 있는데요.

 

실제로 제일 많이 위조되는 부분은 '경력'부분이 아닐까 합니다.

해당 부서에 근무하지 않았음에도 불구하고 그 부서 경력이 필요해 기재를 요청하는 경우가 많고요.

다른 업무를 재직기간에 수행해놓고, 특정 단어가 필요해서 위조 요청을 하는 경우도 더러 있죠.

 

보통 기술직 공무원 임용 당시에 호봉을 높이기 위해 많이들 사용되는데요.

명백한 '범법행위'임을 인지하고 계셔야 합니다.

추후 문제가 발생하면 발급 보증 업무를 담당하고 있는 발급자 본인에 신상에도 문제가 생길 수 있기에 항상 사실관계를 명확하게 확인하셔서 발급하는 것을 추천드립니다.

 

또, 사문서 위조행위를 하게 되면 국가공무원 임용시험에 5년간 응시할 수 없습니다.

공무원 응시 생각이 없다는 것이 문제가 아니고, 나의 진로 중 한 가지가 강제로 막혔다는 것이 중요한 요소임을 인지하고 계셔야 합니다.

 

재직증명서 양식, 필요하신 분은 가져다 쓰세요.

재직증명서 양식은 간단한데 못 찾고 계신 분들을 위해 한글과 엑셀로 나누어 공유드립니다.

자유롭게 사용하시면 되시고, 댓글이나 공감 한 번씩 눌러주시면 더욱 기분 좋을 것 같습니다.

 

'재직증명서(단체용)'은 워크숍 등 여행자보험에 가입할 때 유용하게 사용되어서 같이 공유드리고, 엑셀판 재직증명서에는 경력증명서 양식도 함께 첨부하였습니다.

재직증명서 양식.hwp

0.01MB

재직증명서(단체용).xlsx

0.01MB

재직증명서.xls

0.09MB